مقالات مدیریت کسب و کار و مدیریت کارمندان

نرم‌افزارهای مدیریتی مدیریت و کنترل کارکنان، برنامه‌ریزی پروژه‌ها، تخصیص منابع و زمان‌بندی انجام کارها را برای شما آسان می‌کند. در این مقاله انواع مختلف از محبوبترین ابزارهای مدیریتی را بررسی خواهیم کرد.

آیا هنوز هم بین نرم افزارهای قدیمی مایکروسافت به عنوان نرم‌افزار مدیریتی جابه‌جا می‌شوید و خودتان را در سطرها و ستون‌ها غرق می‌کنید تا بالاخره از کارتان سر دربیاورید و در جلسات هفتگی حرفی برای گفتن داشته باشید؟

یک نفس عمیق بکشید.

قبول داریم … مدیریت وظایف و فعالیت‌ها در هر کسب‌وکاری از نظر بیشتر مدیران کاری طاقت‌فرسا به نظر می‌رسد. اما وقتی نرم افزارهای مدیریتی هستند، چرا باید این‌قدر خودمان را زجر دهیم تا بالاخره بتوانیم یکی دو دادۀ به‌دردبخور از فعالیت‌هایمان استخراج کنیم؟

اگر به دنبال نرم ‌افزار مدیریتی می‌گردید، این روزها به قدری گزینه‌های خفن وجود دارد که با استفاده از آن‌ها بتوانید به استادبزرگِ مدیریت تبدیل شوید!

نرم افزار مدیریتی چیست؟

یک نرم افزار مدیریتی نرم افزاری است که برای مدیریت و کنترل کارکنان، برنامه‌ریزی پروژه‌ها، تخصیص منابع و زمان‌بندی انجام کارها استفاده می‌شود.

این ابزارها به مدیران و همچنین کل اعضای تیم کمک می‌کنند تا فرایندها، فعالیت‌ها، مخارج، کیفیت و تمام اسناد رد و بدل شده در طول پروژه را کنترل کنند. در ضمن، نرم‌ افزارهای مدیریتی می‌توانند به عنوان بستری برای آسان‌تر شدن همکاری بین سهام‌داران یک شرکت یا پروژه عمل کنند.
کدام نرم افزارهای مدیریتی به درد ما می‌خورند؟
از مدیریت منابع و بودجه گرفته تا مدیریت اعضای تیم، هرکدام از وظایف یک مدیر آن‌قدر پیچیده هستند که مطمئناً شما برای انتخاب نرم افزار مدیریت باید موارد زیادی را در نظر بگیرید. اما تحقیقات و مطالعات ما نشان داده که به طور کلی، هر نرم افزار مدیریتی باید 5 جنبۀ کاربردی داشته باشد تا در نهایت به درد شما بخورد.

1. لیست وظایف یا Task list
نرم افزارهای مدیریتی با امکان اختصاص دادن و به روز رسانی وظایف به شما کمک می‌کند کارهای مهم‌تر را در اولویت خود قرار دهید. این‌طوری مطمئن خواهید بود که همۀ اعضای تیم شما در مسیر درست حرکت می‌کنند .

2. برنامه‌ها یا Schedules
ابزارهای مدیریتی که دارای قابلیت تقویم، نمودار گانت یا برنامه‌ریزی روزانه یا هفتگی باشند، نسبت به گزینه‌های دیگر برتری دارند. این قابلیت‌ها به شما کمک می‌کنند بفهمید کار یک پروژه تا کجا پیش رفته و هر کدام از افراد تیم چه فعالیت‌هایی در راستای پیشبرد کار انجام داده‌اند.

3. به‌اشتراک‌گذاری فایل یا File sharing
با امکان اشتراک‌گذاری و سازماندهی اسناد کلیدی پروژه، دیگر زمان تلف شده‌ای برای جستجوی فایل‌ها را نخواهید داشت و همۀ افراد از طریق یک دیتابیس واحد، به فایل‌های مهم دسترسی خواهند داشت.

4. ارتباط یا Communication
نرم افزارهای مدیریتی حتماً باید قابلیت ارتباط داشته باشند. چون اگر مدیر و اعضای تیم به صورت روان و ساده با هم در ارتباط باشند، تمام مشکلات در اسرع وقت حل خواهند شد و دیگر نیاز به مکاتبات کاغذی هم نخواهد بود.

5. گزارش‌دهی یا Reporting
بهترین نرم افزارهای مدیریتی قابلیت گزارش‌دهی و گزارش‌گیری دارند. این‌طوری مدیران می‌توانند مطمئن باشند پروژه در حال پیشرفت است و همۀ وظایف به موقع انجام می‌شوند.

با در نظر گرفتن این جنبه‌ها، حالا می‌توانیم نگاهی به بهترین نرم افزارهای مدیریت بیندازیم. البته انواع نرم‌افزار مدیریت در بازار وجود دارد که باید طبق نیاز، امکانات آن نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار و همینطور بودجه موردنظرتان یک نوع را انتخاب کنید.

بهترین نرم افزارهای مدیریتی

1. MeisterTask
ساختار ساده و در عین حال قدرتمند Kanban MeisterTask کارهای مدیریتی را خیلی ساده‌تر از قبل می‌کند. این ابزار مدیریت، آنلاین، بصری و هوشمند است. MeisterTask با طیف گسترده‌ای از قابلیت‌های ارتباطی‌اش به انتخابی محبوب برای تیم‌هایی تبدیل شده که به دنبال طراحی بصری تمیز و تجربۀ کاربری عالی هستند.

ویژگی‌هایی مانند مشاهدۀ افراد (Watching)، منشن کردن (Mentioning)، برچسب‌ها (Tags) و زمان‌بندی وظایف (Task Scheduling)، همکاری مدیر با تیمش را هم در خانه و هم در دفتر کار، ساده و لذت‌بخش می‌کند.

MeisterTask برای هر کدام از کارکنان یک صفحۀ شخصی ارائه می‌دهد که وظایف هر پروژه را می‌توان به آن پین و سازماندهی کرد.

قیمت: MeisterTask یک نسخه پایۀ رایگان با عملکردهای اصلی ارائه می‌دهد. اما نسخۀ پولی اولیۀ آن که ماهانه 8.25 دلار برای هر کاربر قیمت دارد، ویژگی‌های جامع‌تر و جذاب‌تری دارد. پکیج بیزنس MeisterTask با قیمت ماهانه 20.75 دلار قادر است بهترین خدمات مدیریتی ممکن را به تیم‌ها ارائه دهد.

2. Basecamp
Basecamp از آن نرم افزارهای مدیریتی محبوب است که خیلی از تیم‌های مدیریتی در جهان از آن استفاده می‌کنند. این نرم‌افزار چندین قابلیت مختلف در بحث همکاری یا Collaboration ارائه داده و سعی کرده روی همان‌ها متمرکز شود.

مثلاً شما در Basecamp یک منطقۀ بحث (Discussion Area) دارید که در آن همۀ کاربران می‌توانند نظرات خود را بگذارند و مدیر به آن رسیدگی کند. علاوه بر این، خلاصه‌ای از پروژه‌هایی که تیم شما در روز کار می‌کنند (مانند وضعیت‌ها و به‌روزرسانی‌ها) به صورت روزانه به ایمیل مدیر ارسال می‌شود.

جالب اینجاست که اگر نتوانستید فایل خاصی را پیدا کنید، می‌توانید از ابزار جستجوی قدرتمند این نرم‌افزار برای مکان‌یابی فایل‌ها یا مکالمات خود استفاده کنید. با این حال، Basecamp معایبی مثل نبود گزینه‌های سفارشی‌سازی هم دارد.

قیمت: Basecamp برای مشاغل یا بیزنس‌ها 99 دلار در ماه آب می‌خورد. اما برای معلمان و دانش‌آموزان کاملاً رایگان است.

3. Nifty
Nifty یکی از نرم افزارهای مدیریتی است که می‌توانیم آن را از ابزارهای موج نوی مدیریت به حساب آوریم. نیفتی با ترکیب همۀ قابلیت‌های مهم مدیریتی در یک نرم افزار، زحمات و دردسرهای مدیریتی را کاهش می‌دهد و بهره‌وری تیم را بهبود می‌بخشد.

نرم افزار Nifty به شما کمک می‌کند وظایف اعضای تیم را با استفاده از قابلیت kanban یا نمای لیست، مدیریت کنید. همچنین یک تقویم داخلی باحال دارد که می‌تواند با Google ادغام شود. اینجا قابلیت اشتراک‌گذاری فایل و اسناد با اعضای تیم هم وجود دارد.

قیمت: قیمت Nifty از 39 دلار برای تیم‌های 10 نفره شروع می‌شود و تا 124 دلار در ماه برای تیم‌های 50 نفره در دسترس است. در هر طرح قیمتی، تیم‌ها می‌توانند هر تعداد مهمان یا مشتری را که مایل‌اند بدون هزینۀ اضافی به محیط نرم‌افزار دعوت کنند.
Teamwork Projects
Teamwork Projects یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که ویژگی‌های بصری مختلفی مثل قابلیت مدیریت وظایف، پیام‌رسانی، ذخیره‌سازی فایل، ابزارهای ردیابی زمان و… را شامل می‌شود.

Teamwork Projects به مدیران پروژه کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را با استفاده از ویژگی‌های منحصربه‌فردی مثل تقویم علامت‌گذاری شده (Marked Calendar)، نمودار گانت و قابلیت گزارش‌دهی ست‌آپ (Set-Up Reporting) پیش ببرند.

قابلیت ادغام این نرم‌افزار با DropBox، Google Drive و Box.com از دیگر مزایای تیم‌ورک پراجکت محسوب می‌شود.

قیمت: طرح‌های قیمت‌گذاری این نرم‌افزار بین 69 دلار در ماه (دفتر کوچک) تا 269 دلار (بیزنس‌های بزرگ) متغیر است.

5. ProofHub
ProofHub بر سادگی و کارآمد بودن تأکید دارد. این گزینه، یکی از آن نرم افزارهای مدیریتی است که نامش  برای مشاغل کوچک و در حال رشد آشناست. پروژه‌هایی که در بستر این نرم‌افزار آنلاین تعریف می‌شوند، قابلیت بحث، اشتراک‌گذاری و ویرایش دارند.

مدیریت وظایف، گردش کار‌، تابلوهای شغلی، نمودار گانت، گزارش‌ها، ردیابی زمانی، بحث، چت، تقویم، مدیریت فایل، یادداشت و اعلان‌های درون‌برنامه از ویژگی‌های جالب پروف‌هاب است.

قیمت: بسته به تعداد پروژه‌ها و فضای ذخیره‌سازی مورد نیاز قیمت ProofHub از 45 دلار در ماه تا 99 دلار متغیر است.

6. Zoho Projects
نرم افزار مدیریتی Zoho رابط کاربری تمیز و ساده‌ای دارد و در بحث برنامه‌ریزی عالی عمل می‌کند. اینجا می‌توانید با تقسیم و تجزیۀ پروژه‌ها به واحدهای قابل مدیریت بهره‌وری کار خود را بیشتر کنید و به شکل عملی شاهد پیشرفت کارهایتان باشید.

ابزارهای مختلف گزارش‌دهی و همکاری که برای سهولت همکاری بین مشاوران، فروشندگان، کارمندان و مشتریان در این نرم‌افزار پیاده‌سازی شده، زوهو را به یک گزینۀ عالی برای بیزنس‌های بزرگ تبدیل کرده است. زوهو قابلیت ادغام با ابزارهایی مثل Google Apps و DropBox را نیز دارد.

قیمت: Zoho یک طرح رایگان ارائه می‌دهد که شامل 1 پروژه و 10 مگابایت فضای ذخیره‌سازی ابری است. شما بسته به سطح کار و بزرگی بیزنس خود می‌توانید سراغ گزینه‌های 25، 50 و 80 یورویی آن نیز بروید. (هزینه به صورت ماهانه است.)
Trello
Trello برای ما ایرانی‌ها نامی محبوب و آشناست. این نرم افزار مدیریتی قادر است کل پروژه را در یک نما به تصویر بکشد. روی ای ابزار مدیریتی می‌توانید برای هر وظیفه کارت جداگانه‌ای بسازید و آن‌ها را در بورد یا تختۀ تریلو جابه‌جا کنید.

وقتی بتوانید لیست کارهایی که باید انجام دهید را روی یک تابلوی واحد نمایش دهید و برای هر یک از کاربران یک کارت وظیفه تعیین کنید، حداقل میزان سردرگمی را نسبت به وظایف موجود و ددلاین آن‌ها خواهید داشت.

قیمت: حتماً می‌دانید که Trello یک بسته رایگان با تابلوها، لیست‌ها، کارت‌ها و اعضای نامحدود ارائه می‌دهد. همچنین یک بستۀ بیزنس با هزینۀ 9.99 دلار در ماه دارد که اصطلاحاً شامل «پاور آپ» نامحدود است و ویژگی‌های جالب زیادی به آن اضافه می‌شود. تریلو یک بسته سازمانی با هزینۀ ماهانه 20.83 دلار هم دارد.

8. JIRA
JIRA یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریتی محبوب است که بیشتر به درد تیم‌های توسعه نرم‌افزار می‌خورد. این تیم‌ها با استفاده از جیرا می‌توانند اسکرام‌بردهای قابل تنظیم و تابلوهای کانبان ایجاد کنند و از قابلیت گزارش‌دهی در لحظۀ نرم‌افزار استفاده کنند.

با به‌کارگیری قابلیت ردیابی اشکالات (Track Bug) مشکلات برجستۀ پروژه خودشان را نشان می‌دهند. اینجا نظارت بر زمان صرف شده برای هر کار خیلی آسان است. جالب است بدانید JIRA دارای مجموعه‌ای قوی از APIها است که به کاربران کمک می‌کنند آن را به خیلی از نرم‌افزارهای دیگر متصل کنند.

قیمت: بسته به تعداد کاربرانی که دارید، قیمت جیرا از 10 دلار در ماه تا 1500 دلار متغیر است.

9. Asana
اگر به فکر منظم نگه داشتن فضای کار خود هستید، نرم افزار مدیریتی آسانا پیشنهاد فوق‌العاده‌ای است. Asana وظایف، پروژه‌ها و مکالمات را در قالب داشبوردهای کارآمدی نمایش می‌دهد. خیلی از کاربران این نرم‌افزار می‌گویند جذاب‌ترین ویژگی این ابزار امکان افزودن فیلدهای مربوط به مشتری است.

آسانا نوعی صفحات تیمی دارد که در آن ایده‌ها و مکالمات برای همه به اشتراک گذاشته می‌شوند. اینجا شما یک «جعبه هوشمند» هم دارید که اعضای تیم با استفاده از آن به‌روزرسانی‌های مهم پروژه را دریافت می‌کنند.

نتیجه‌گیری

اینجا سعی کردیم بهترین نرم افزارهای مدیریت را بشناسیم. در ضمن، فهمیدیم برای انتخاب نرم‌ افزارهای مدیریتی که با شرکت ما سازگار باشند، باید عواملی مثل اندازۀ تیم و کسب‌وکارمان و همچنین ویژگی‌هایی که نیاز داریم را بشناسیم. امیدواریم این راهنمای جامع به شما کمک کند نرم افزار مدیریت پروژه مناسب را پیدا کنید و به خوبی از آن استفاده کنید.

منبع: وبسایت دیدار